Dalam industri flexible workspace yang terus tumbuh — mulai dari virtual office, serviced office, coworking space, hingga event space — tantangan terbesar para operator bukan hanya soal penyewaan ruang, tetapi manajemen penyewa, penagihan, kontrak, monitoring okupansi, dan pengelolaan prospek bisnis.
Di tengah kebutuhan itu, hadir Rakomsis (rakomsis.com) sebagai platform aplikasi terpadu yang dirancang khusus untuk membantu operator bisnis ruang kerja modern mengelola operasional mereka secara otomatis, efisien, dan terukur.
✅ 1. Modul Sales Order — Otomatisasi Dokumen & Kontrak Penyewaan
Rakomsis menyediakan fitur Sales Order yang mempermudah proses dari penawaran hingga penyewaan ruang:
| Fungsi | Output |
|---|---|
| Pengelolaan paket & harga sewa | Virtual Office, Dedicated Desk, Meeting Room, Event Space, dll |
| Auto-generate kontrak | Lease Agreement lengkap dengan Term & Conditions |
| Penagihan berulang otomatis | Tagihan bulanan untuk tenant/klien |
| Digital archive | Semua dokumen tersimpan dalam sistem, tidak manual lagi |
Hasilnya? Tidak perlu lagi mengurus kontrak di Word, simpan di folder terpisah, lalu buat tagihan manual. Semua terintegrasi dan otomatis.
✅ 2. Modul Billing — Penagihan Lebih Cepat, Akurat, & Transparan
Tidak ada lagi tagihan yang lupa terbit atau invoice yang tercecer. Rakomsis mendukung:
Proforma Invoice
Invoice resmi (bulanan / tahunan / ad-hoc)
Deposit management
Automated reminders untuk invoice jatuh tempo
Pembayaran tercatat & terekonsiliasi
Cocok untuk operator yang memiliki ratusan tenant dan multi-lokasi. Sistem membantu menurunkan potensi piutang macet dan mempercepat arus kas bisnis.
✅ 3. Modul Report — Dashboard Keuangan & Operasional Real-Time
Rakomsis dilengkapi laporan yang biasanya harus dibuat manual di Excel, seperti:
| Jenis Report | Kegunaan |
|---|---|
| Occupancy Report | Monitoring tingkat keterisian ruang (workstation, meeting room, event hall, dll) |
| Invoice Report | Lihat daftar invoice issued, paid, unpaid dalam satu klik |
| Ageing Report | Analisis piutang berdasarkan umur tagihan (30/60/90 hari) |
| Revenue Forecast | Prediksi pendapatan dari kontrak aktif dan renewal |
Dengan laporan otomatis, manajemen bisa mengambil keputusan:
✅ Kapan perlu promo untuk meningkatkan okupansi
✅ Mana tenant yang berisiko gagal bayar
✅ Berapa recurring revenue 3–6 bulan ke depan
✅ 4. Modul Marketing — CRM & Lead Tracking Terintegrasi
Banyak operator coworking dan VO masih mengelola prospek via spreadsheet, WhatsApp, atau email. Akibatnya banyak lost leads.
Rakomsis menghadirkan:
Lead database (by source: website, event, referral, ads)
Pipeline sales tracking (prospect → negotiation → contract signed)
Follow-up & task reminder
Historical records: siapa follow-up, kapan, progress apa
Dengan begitu, tim marketing punya sistem CRM khusus untuk bisnis workspace, bukan CRM generik yang harus dikustomisasi.
💡 Kenapa Rakomsis Dibutuhkan oleh Operator Flexible Workspace?
| Tantangan Umum | Solusi dari Rakomsis |
|---|---|
| Penagihan manual & rawan human error | Auto billing + auto reminder |
| Kontrak di-print & tanda tangan manual | Digital contract, tersimpan otomatis |
| Laporan okupansi dibuat manual di Excel | Dashboard real-time |
| Sales & marketing tidak sinkron | CRM internal + conversion tracking |
| Multi-lokasi, data tercerai-berai | Sistem cloud, multi-branch ready |
Rakomsis bukan hanya aplikasi, tapi tool operasional yang mempersingkat pekerjaan admin, finance, marketing, dan manajemen — dalam satu platform terpadu.
🏢 Cocok untuk Bisnis Apa Saja?
✅ Virtual Office Provider
✅ Coworking Space Operator
✅ Business Center / Serviced Office
✅ Shared Workspace & Hybrid Office Provider
✅ Training Room & Event Space Rental
✅ Commercial Property Leasing (rent per desk / per room)
Baik yang punya 1 lokasi atau 20 lokasi, Rakomsis membantu scale tanpa menambah tim admin besar.
🚀 Kesimpulan
Di era di mana workspace semakin fleksibel, sistem back-office juga harus fleksibel — cepat, akurat, dan otomatis.
Rakomsis hadir sebagai “workspace management system” yang menjawab seluruh kebutuhan operasional dari:
✔ Penyewaan ruang
✔ Manajemen kontrak
✔ Penagihan otomatis
✔ Laporan keuangan & okupansi
✔ CRM pemasaran
Dan yang paling penting: mengurangi kerja manual hingga 70%, sehingga tim bisa fokus pada growth, bukan administrasi.
